Sistem Informasi Personalia.

SISTEM INFORMASI PERSONALIA

A. Pembahasan

Pengertian Sistem Informasi Personalia

Personalia adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi Human Resoursces yang lain,bertanggung jawab terhadap Employee Database,Payroll dan pembayaran benefit lainnya,pinjaman karyawan,absensi,dan pencatatan cuti tahunan. Pembentukan fungsi personalia saatini lebih disesuaikan dengan kebutuhan dan ruang lingkup perusahaan.

Manajemen personalia akan semakin penting bagi organisasi,jika menyangkut ketersediaan tenaga berbakat untuk menunjang rencana perumbuhan bisnis organisasi. Saat ini juga sudah diakui bahwa tenaga kerja menjadi salah satu sumber daya yang penting bagi perusahaan.

Di bawah ini adalah bagan Sisten Informasi Personalia secara umum, yang terdiri dari Sub Sistem Input dan Sub Sistem Output.

B. Penjelasan Sub sistem Input dan Output

1.     Sub Sistem Input terdiri dari 3 sub sistem yaitu;

1.1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

Memberikan data personil yang bersifat keuangan. Jadi, data yang diolah  terdiri dari data :

    a.      Data Personil (bersifat non-keuangan dan lebih permanen, contoh : nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan).

   b.        Data Akuntansi (bersifat keuangan dan lebih dinamis, contoh : upah per-jam, gaji per-bulan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan).

1.2. Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, seperti :

1. Penelitian Suksesi (mengidentifikasi calon bagi posisi yang akan tersedia / promosi jabatan).
2. Analisis dan Evaluasi Jabatan (mempelajari setiap jabatan dalam suatu area dan mengidentifikasikan pengetahuan serta keahlian yang diperlukan).
3. Penelitian Keluhan (membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan).

1.3.Susb Sistem Inteligen SDM

Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan SDM dari lingkungan luar perusahaan, seperti :

a.    Pemerintah (peraturan ketenagakerjaan).

b.     Pemasok (pelaksanaan fungsi perekrutan dan penerimaan

           pegawai baru).

c.     Serikat Pekerja (mengatur kontrak kerja antaraperusahaan 

                              dan  serikat pekerja).

d.     Masyarakat Global (menyediakan penjelasan sumber daya  

 lokal, seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi, untuk  

 perekrutan skala lokal, nas/inter-ional).

e.    Masyarakat Keuangan (untuk perencanaan personil).

f.     Pesaing (perpindahan pegawai dari perusahaan lain).

2.    Sub Sistem Input terdiri dari 6 sub sistem yaitu;

2.1. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja

a)   Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa depan.

b)    Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer dilakukan perusahaan adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji dan analisis/evaluasi kerja.

2.2.   Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam perusahaan melalui 2 a. aplikasi perekrutan, yaitu :

*) Penelusuran Pelamar

                        *) Pencarian Internal

             b.    Penelusuran pelamar lebih banyak dipraktekkan dari pada  

                 pencarian internal untuk menemukan calon pekerja yang  

                 dibutuhkan oleh perusahaan.Usaha perusahaan untuk mengisi 

                  lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan luar daripada 

                   pegawai yang ada.

      2.3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja menggunakan sejumlah aplikasi untuk mengetahui usaha pengembangan angkatan kerja yang sudah dilakukan, yaitu :

a)   Aplikasi Penilaian Kinerja

b)    Aplikasi Pelatihan

c)    Aplikasi Pengendalian Posisi

d)   Aplikasi Relokasi

e)    Aplikasi Keahlian / Kompetensi

f)     Aplikasi Suksesi

g)    Aplikasi Pendisiplinan

   

       2.4. Subsistem Kompensasi merupakan subsistem yang paling banyak dilakukan (80% kegiatan SDM), yaitu melakukan proses penggajian.

   Sejumlah aplikasi untuk subsistem ini, yaitu :

      a)   Aplikasi Peningkatan Penghargaan

      b)    Aplikasi Gaji

      c)    Aplikasi Kompensasi Eksekutif

      d)   Aplikasi Insentif Bonus

      e)    Aplikasi Kehadiran

2.5. Subsistem Tunjangan

a)   Subsistem Tunjangan menyediakan paket tunjangan baik bagi pegawai yang masih bekerja maupun yang pensiun.

b)    Banyak faktor yang menyebabkan subsistem ini sangat rumit dan sukar dilakukan, antara lain lama bekerja, kreatifitas, kinerja, dan adanya inovasi terbaru dari pegawai untuk dapat menentukan sendiri jumlah tunjangan yang diteriman

2.6. Subsistem Pelaporan Lingkungan

a)   Subsistem Pelaporan Lingkungan ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan.

b)    Hal ini berkaitan dengan catatan dan analisis pelaporan, peningkatan serikat pekerja, catatan kesehatan, bahan / limbah beracun, dan keluhan.

C.   Implementasi Sistem Informasi Personalia

1. Perekrutan dan Penerimaan

Kegiatan Perekrutan dan Penerimaan SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan melalui pemasangan iklan lowongan kerja, memberitahukan posisi yang diminta, melakukan wawancara pemilihan, dan mengurus ujian bagi pegawai.

2. Pendidikan dan Pelatihan

Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai

3. Manajemen Data

SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi user.

4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan

a)   Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan, mereka menerima paket tunjangan, seperti biaya berobat, asuransi kecelakaan, dll.

b)    Ketika seorang pegawai berhenti bekerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan melakukan wawancara keluar untuk mengetahui bagaimana perusahaan telah memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pegawainya.

c)    Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun bagi mantan pegawai yang berhak.

Dari  Implementasi diatas dapat kita lihat bahwa, Sistem Informasi Personalia sangat membantu dalam kelancaran kegiatan perusahaan untuk menghasilkan informasi yang bernilai guna untuk mendukung terlaksananya fungsi Human Resources. Manajemen personalia akan semakin penting bagi organisasi, jika menyangkut ketersediaan tenaga berbakat untuk menunjang rencana pertumbuhan bisnis organisasi/ perusahaan. Saat ini juga sudah diakui bahwa tenaga kerja menjadi salah satu sumber daya yang penting bagi perusahaan.

Demikian postingan yang saya buat mudah-mudahan dapat bermanfaat bagi kita semua. :) 

Sumber :

http://yusup-doank-2.blogspot.com/2011/06/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html

 

                                                                                                                                         - 0230-